「業務効率化」を進めていくうえ重要なこと

フィラリアの繁忙期も始まる前に

業務効率をうまくいくためにどうすべきか
を検討している動物病院様も多いかと思います。

始める前にみてもらいたいことを
ご紹介します。

①現状を把握し、業務を可視化する

スタートラインになるのが、
現状の把握と業務の可視化です。

まずは全体像を正しく把握し、
業務の棚卸しを行い、
「何をどのように」合理化・効率化させればスタッフ全員で
良いかを考えてみましょう。

具体的には、
「担当者の名前」や「人数」、
「作業工程」や「使用しているツール」、
「求められるスキル」、
「作業に要する時間、「発生する頻度」などです。
詳細に洗い出すことで、
業務効率化に向けて
正しい改善プロセスを描くことができると思います。

②どの業務を効率化するか
全体像が把握できたら、
次はどの業務を効率化させるか、
何が時間がかかっているかを特定する。

ここでのポイントは、効果が見えやすい業務を優先すること。
そのためにも、定型化が図りやすい、
発生頻度が多い、マニュアル化しやすいといった業務から
着手することをお勧めしたいです。

もう一つのポイントは、核といえる業務を選ぶことです。
そうでない業務はできる限り外注化することも効率化の一環となるだけに、
しっかりと仕分けを行う必要があります。

③どのような方法で効率化を図るか

最後に「業務効率化」の方法を考察すること。
その際の指針となってくるのが「ECRS（イクルス）」
という改善の効率化です。

・Eliminate（排除）
最初にチェックしたいのが、
不要と思われる作業工程や業務を排除することです。
・Combine（結合）
関係性がある業務、類似した業務を結合し、
まとめて行ってしまいます。

・Rearrange（交換）
作業工程を見直し、プロセスの順番を入れ替えるだけでも
工数を大幅に減らすことができます。

・Simplify（簡略化・単純化）
作業工程の一部を簡略化したり、単純化できたりしないかと
考えてみることです。

そしてPDCAを回す
「業務効率化」に向けた取り組みでも、
「PDCAサイクル」を回すことが重要になってきます。
これによって、より精度の高い改善活動を実行できるようになります。